Uncategorized

Det er en overvældende og ofte ærgerlig oplevelse for alle involverede i et større projekt hvis dette pludselig sættes på holdt eller stoppes helt. Og et stop kan være forbundet med tab af omfattende viden.

Traditionel document control involverer manuelle opgaver, som at sende e-mails, indstille påmindelser og indhente feedback. Men mange af disse opgaver kan klares med automatiserede workflows.

Springet fra bibliotekar til Document Controller tog Anne Christine Seidelin i sommer, og nu beretter hun personligt og levende om skiftet.

En fælles udfordring for Document Controllers er, at vores fælles faglige identitet kun er kendt af os selv. Vi mangler uniformen, emblemet eller det lille synlige tegn, der viser at vi er Document Controllers

Med digitaliseringens hastige indtog er papiret ikke blevet erstattet af et digitalt materiale eller format, der kan bevares i tusindvis af år og som sikrer genfinding, integritet, autenticitet og læsbarhed.

På Wikipedia er en elektronisk signatur defineret således: “An electronic signature, or e-signature, refers to data in electronic form, which is logically associated with other data in electronic form and which is used by the signatory to sign.”, og fortsætter: “This type of signature provides the same legal standing as a handwritten signature as long as it adheres to the requirements of the specific regulation it was created under…”

De fleste løfter et øjenbryn og tror ikke helt på det, når vi påstår, at det er ret almindeligt at 25% af alle dokumenter på en fællesdrev er ekstra kopier af dokumenter. Men det er nu ofte tilfældet, og vi er jævnligt mødt med ønsket om at kunne eliminere disse kopier nemt. I denne artikel fokuseres på checksummer som hjælpemiddel til at finde identificere kopier.

Mange virksomheder var hurtige til at reagere og gå ind i den digitale tidsalder og skanne deres dokumentation for at have fordelene ved digitale versioner. Med nutidens øjne er mange af disse skannede dokumenter for ringe og man kan ofte ikke søge i dokumentet og dermed heller ikke søge det frem.

Hvordan definerer man en kompleks virkelighed? Det tog os, Vibeke Bugge Kristiansen og mig, noget tid at forstå omfanget og kompleksiteten for til sidst at kunne beskrive og sætte ord på document control. Også selvom vi havde beskæftiget os med det i mange år.

”Det gik for alvor op for mig, da jeg stod i vand til over knæene og forsøgte at redde nogle af vores kritiske dokumenter, hvor farligt det er ikke at have styr dokumentationen”.

Projektbaseret eller ikke-projektbaseret: Document Controlleren har et stort ansvar og holder styr på store mængder dokumentation i mange formater og former, systemer og arkiver. Document control kompetencer er nødvendige.

Der er meget hype omkring kunstig intelligens og sci-fi-agtige fortællinger om, hvordan det vil ændre vores liv og hverdag. Men hvor er vi lige nu med udviklingen i forhold til at kunne bruge kunstig intelligens til klassifikation af dokumenter – og kan det købes for rimelige penge?

Kender du det? Gamle oplysninger i gamle ulæselige formater. Problemer med at den nyeste software ikke fungerer godt med de gamle dokumenter. Bøvl med at modtager af dokumenterne ikke kan læse dem – eller ser noget lidt andet osv. Man kan faktisk gøre noget ved det – automatisk.

Document control handler løst beskrevet om at sikre, at information, som håndteres internt i forbindelse med projekter eller overføres til en anden part, er korrekt, opdateret og komplet i hele livscyklussen. Men hvad er det så en document control funktion skal kontrollere?