Document Control i projekt på holdt

Af: Christina Weise

Under alle omstændigheder medfører et stop eller nedlukning ikke bare et ufuldbyrdet projekt og dermed et manglende produkt, men ofte er det mange års intenst og målrettet arbejde, der går eller risikerer at gå tabt. År hvor der er opbygget specialviden og samlet kapaciteter på et unikt område. Og det er ikke kun forbundet med tab af knowhow og kapital – projektstoppet har også en del menneskelige omkostninger. At samle gode kræfter til velfungerende projektteams over en længere projektperiode er en ressourcekrævende proces, og et godt sammentømret projektteam kan det være svært at genskabe.

At fastholde viden når et projekt stopper kan sammenlignes med overdragelse af viden når en betroet medarbejder stopper i en virksomhed. Vedkommende tager en stor mængde, ofte tavs viden med sig selvom der kan være fastlagte procedurer for overdragelser. Overførsel af tavs viden lader sig bedst gøre blandt kolleger, der fx arbejder tæt sammen i et team. Og problematisk er det, hvis et projekt sættes på pause for måske at starte op igen senere med stor udskiftning i medarbejderstaben, fordi de oprindelige ansættelser for længst er ophørt.

En opgave for Document Control
Både for at kunne videregive viden til helt andre eller nye projekter, eller hvis der er en formodning om, at anlægsprojektet skal starte igen på et senere tidspunkt, så er det i nedlukningsfasen vigtigt at få indsamlet al den information og dokumentation, der anses for nødvendig i det videre arbejde. Der kan både være et koncentrat af viden i et mindre antal filer fx rapporter og analyser eller der kan foreligge store mængder indsamlet materiale fx rådata af forskellig art. Al denne viden kan være opbevaret forskellige steder under forskellige forhold, men det er vigtigt, enten at få samlet dokumentationen og/eller sørge for at udarbejde en samlet oversigt med beskrivelser og henvisninger. Dette arbejde bør Document Control deltage i. I forvejen har Document Control stor indsigt i projektets dokumentation og indgående kendskab til fx de dokumenter, der har været involveret i reviewprocesser forestået af netop Document Control.

En nedlukning eller en hand-over bør, som en start, være omfattet af en grundig digital gennemgang og clean-up i systemet med særlig opmærksomhed i konsekvente strukturer og metadata. Særligt i dokumenthåndterings-systemer med dybe mappestrukturer er navigering nødvendigt. Oversigten, der skal lette den eventuelle genstart af projektet, bør henvise til de seneste revisioner og opdateringer – og underordnet hvor tidligere revisioner/drafts af filerne er lokaliseret. Det kan være nødvendigt med beskrivelser af eventuelle metadata knyttet til dokumenterne i virksomhedens dokumenthåndteringssystem såsom fx status og projektfase, eller ledsagende noter hvis fx en del af dokumentationen har haft en speciel funktion i projektet. Hvordan oversigten skal udarbejdes – hvilken form den skal have er op til hvad man finder lettest og mest tilgængeligt i projektet. Helt direkte kan etableres en digital oversigt på et eventuelt projektsite eller på virksomhedens intranet så brugerne ikke skal have et specifikt link for at lokalisere et dokument (oversigten) der så igen henviser til de vigtige dokumenter.

Specialisterne på banen
Der er gerne tale om enorme mængder data og dokumentation der skal samles og tilgængeliggøres til senere brug. Langt ud over det som Document Control har været involveret i og som bør varetages af de specialister fx geologer, ingeniører og konsulenter, der har den nødvendige indsigt, og som ved hvilket materiale der skal opbevares og hvordan. En del af dokumentationen kan fx fylde så meget, at den skal opbevares på eksterne drev eller på en ftp server – en opgave for IT. Her er det vigtigt for Document Control at holde løbende dialog og kontakt og involvere disse parter i arbejdet med og brugen af den samlede oversigt, så den bliver så omfattende og tilgængelig som overhovedet muligt. \\\