Document control og den brændende platform

Af: Tine Weirsøe

Citatet er ordret fra en direktør i en virksomhed, der tilfældigvis var smuttet forbi kontoret på vej til Kastrup Lufthavn den 2. juli 2011. Han skulle på forretningsrejse til Brasilien og havde glemt nogle papirer. Han gik i arkivet i kælderen for at finde det, han skulle bruge samtidigt med, at et skybrud sendte store mængder vand over København og omegn og op gennem kloakkerne og oversvømmede kælderen.

Document control var ikke prioriteret i virksomheden på det tidspunkt og det var der mange grunde til. De to direktører og partnere, der udgjorde ledelsen i den mindre virksomhed med omkring 80 medarbejdere, viste godt, hvad god document control var, fra ansættelser i store norske virksomheder. Men de mente, at document control var en unødvendig omkostning for en ung virksomhed af deres størrelse. Virksomheden ville måske blive solgt og den virksomhed som tog over, ville formentligt have document controllers, avancerede IT-systemer og procedurer.

På det tidspunkt var document control individuel og personlig i virksomheden og ingen kunne finde kollegernes dokumenter uden at spørge eller bruge tid på at søge. Nogle printede ud og sætte dokumenter i ringbind, der blev sat i kælderen, når der ikke var mere plads i reolerne på kontorerne. Andre havde oprettet strukturer på drev eller DropBox og alle brugte Outlook.

Den aften, da direktøren stod i kælderen og vandet steg, gik det op for ham, at virksomheden løb en stor risiko ved ikke at have prioriteret document control. Han fik reddet 10 af sine egne ringbind, men vandet steg utrolig hurtigt og han blev faktisk bange for, at han ikke kunne nå at komme ud og at vandet ville blokere for dørene.

Inden han rejste den aften, fik han ringet til sin partner og sin sekretær og bedt dem om at tage aktion. Da de ankom et par timer senere, stod vandet cirka 110 cm højt i kælderen og materiale på de to-tre nederste hylder var oversvømmet af kloakvand. Det eneste de kunne gøre var, at bese skaderne og tage endnu flere ringbind med i sikkerhed på kontoret. Der fandtes ingen Disaster & Recovery Plan, der omhandlede dokumentation og der var ikke lavet forhåndsaftaler med beredskabsfirmaer eller lignende.

De brugte natten på at vente i kø på telefonlinjer til Falck, ISS og Beredskabsstyrelsen. Først 5 dage efter skybruddet lykkedes det at skaffe en frysecontainer, så de mange gennemblødte ringbind kunne blive frosset ned og derved fikseret. Efterfølgende konservering var kun muligt for en brøkdel af materialet.

Resultatet af hændelsen var alvorligt og medførte blandt andet, at virksomheden blev forsinket 3-4 måneder med et projekt og at et andet projekt måtte lukkes, da det var umuligt at genskabe dokumentationen. Alt i alt løber de direkte omkostninger og tabte forretningsmuligheder op i et flercifret millionbeløb. Det var dyre lærepenge.

Efter denne hændelse fik virksomheden sat gang i document control. Der blev ansat tre Document Controllers først i et år og siden blev de forlænget i yderligere 6 måneder. I dag er der styr på dokumenterne, der er procedurer og selvfølgelig en Disaster & Recovery Plan. Virksomheden er vokset siden 2011 og der er i dag ansat to Document Controllers til at håndtere dokumentation fra leverandører og en Records Manager til at sikre dokumenterne, når de er blevet til records.

Indenfor de sidste par år har der været andre hændelser, hvor virksomheden har haft glæde af at have god document control. Her er et par eksempler:

1. Efter et fejlslagent migreringsprojekt kunne man nemt genoprette den tidligere projektstruktur på dokumenterne og arbejdet kunne fortsætte normalt indtil det lykkes at gennemføre migreringen uden tab af data og struktur.
2. Et projekt blev solgt fra og det var en ganske enkel opgave at udskille de relevante dokumenter og sende dem til den nye ejer.
3. Ved et nedbrud i et IT-system på et kritisk tidspunkt i adskille timer, var det muligt med god document control, at arbejde manuelt.

Vi har skrevet denne artikel, der bygger på virkelige hændelser hos en af vores kunder, for at vise at værdien af document control kan måles i kroner og ører med udgangspunkt i risici og den ’brændende platform’ for dokumentation. \\\