Den svære vej til god migrering

Før digitaliseringen begyndte sit indtog for 25-30 år siden var dokumenthåndteringen analog med enkelte afstikkere til blandt andet hulkort – hvem kan i øvrigt læse dem i dag? Papyrus blev udviklet i Ægypten omkring 4000 år før vor tidsregning og papiret siges at være opfundet af kineseren Ts’ai Lun, der arbejdede hos kejseren i år 105. Fælles for disse materialer eller ”formater” er, at de kan bevares og deres integritet, autenticitet og læsbarhed sikres i hundrede vis af år, hvis de opbevares under bestemte fysiske forhold.

Den digitale tidsalder er en brøkdel eller et splitsekund af den periode, hvor vi som mennesker og organisationer har dokumenteret vores aktiviteter og beslutninger. Med digitaliseringens hastige indtog er papiret ikke blevet erstattet af et digitalt materiale eller format, der på samme måde kan bevares i tusindvis af år og som sikrer genfinding, integritet, autenticitet og læsbarhed. Og de fysiske arkiver, der blandt andet sikrer papirets bevaring ved mørke, lav, konstant temperatur og fugtighed, har heller ikke fundet deres erstatning i form af et sikkert IT-system eller anden teknologi.  Det skaber helt nye udfordringer.

I virksomheder og organisationer må vigtige digitale dokumenter konverteres til nye formater og flyttes fra IT-system til IT-system i hele deres retention periode og livscyklus. Der er flere grunde til at migrere:

1.     Der kan være behov for at migrere dokumenter fra legacy systemer til et nyt IT-system
2.     Hvis den platform, som dokumenter er arkiveret i, ændres, fx fra Microsoft Windows til UNIX
3.     Der kan også være andre årsager, fx at dokumenter skal flyttes fra fællesdrev til et dokumenthåndteringssystem for at effektivisere og sikre dokumenterne bedre.

Og der er også gode grunde til at konvertere, for eksempel fra Word til PDF-PDF/A eller fra et udgået format til at aktivt format.

Der er store omkostninger og risici ved migrering og konvertering.  Forskellige funktionsområder i organisationen har ikke samme interesser, mål og forventninger, hvilket kan være en risiko. For eksempel vil Document Control ofte have en forventning om at strukturen i en samling dokumenter bevares ved migrering, mens IT måler en succesfuld migrering på, om at content/indhold er intakt, dokument for dokument. QA og Document Control vil have fælles krav om migrering af content/indhold inklusiv alle metadata, fx for digital signatur, adgange og brug.

Større migreringsprojekter kræver grundig planlægning, indsamling af krav og QA. En analyse af datakvaliteten både ud fra en teknisk- og en forretningsmæssig metadata vinkel, er også vigtigt. Og en god migrering starter altid med god datakvalitet og det betyder, at der skal foretages clean-up, så dubletter, døde links og udgåede data ikke migreres.  

Tværorganisatorisk samarbejde er nødvendigt! Omkostninger, muligheder, konsekvenser og risici ved migrering bør kortlægges i en business case inden, man går i gang – i hvert fald ved større migreringer.

Ingen kender fremtidens muligheder, men blockchain teknologien kan åbne nye muligheder for digital bevaring. Indtil videre og formentligt længe endnu, må vi dog stadig indstille os på at migrere og konvertere data og dokumenter.

På temakurset ’ Migrering af dokumenter, records og information’, der afholdes den 5. marts i København, vil vi gå dybt i migrerings- og konverteringsproblematikkerne og udstikke vejen til det gode migreringsprojekt.