Projektbaseret eller ikke-projekt baseret document control

Af: Tine Weirsøe

Document control er en vidt udbredt disciplin, der enten kan være projektbaseret eller ikke-projektbaseret. Ved etablering af vindmøller, olieplatforme, anlægsprojekter og styring af udviklingsdokumentation i medicinalindustrien er document control projektbaseret og der er ofte mange virksomheder og leverandører involveret, der skaber og leverer dokumenter. Document Controlleren vil normalt kunne arbejde ud fra tjeklister og krav, der er fastsat i kontrakter, lovgivning eller standarder.

Ikke-projektbaseret dokumentkontrol er, når document control er integreret i det daglige arbejde, fx strukturering af store mængder dokumentation i en juridisk afdeling eller et advokatkontor, i forbindelse med patientjournaler på sygehusene, dokumentation til ledelsessystemet eller dokumentation for drift.

Det er vores erfaring, at det kan være svært at spotte de ledige document control jobs, da de kan være gemt under mange navne og stillingsbetegnelser. Eksemplerne nedenfor er taget fra jobopslag, der har været publiceret indenfor det sidste år fra forskellige offentlige og private virksomheder. Efter vores mening, er der brug for document control kompetencer i disse jobs til at sikre struktur, nummerering (dokumentnummer, versionering og statuskoder), klassifikation, adgangskontrol, sikkerhed og fremtidig brug af dokumenterne.

Eksempler

En offentlig undersøgelseskommission
En undersøgelseskommission søger en medarbejder til søgning, indhentning og strukturering af elektroniske data i forbindelse med kommissionens undersøgelse. Krav til kvalifikationer er blandt andet at den pågældende skal kunne skabe og fastholde struktur og mestre avancerede teknikker til informationssøgning. Dette må være projektbaseret document control, der bygger på en beskrivelse i et kommissorie.

En advokatvirksomhed
En advokatvirksomhed søger en erfaren advokatsekretær til at systematisere, klassificere og registrere sagsakter i forbindelse med komplicerede og langvarige sagsforløb, fx advokatundersøgelser og retssager. Det er specificeret i stillingsopslaget, at et sagsforløb kan omfatte mange tusinde dokumenter i digital form (e-mails, PDF, PDF-A, Word, Excel eller billedformater) samt korrespondance og notater på papir. Jobbet må være projektbaseret, da en sag eller et sagsforløb er afgrænset og med mange paralleller til et projekt.

Et offentligt sygehus
En stor afdeling på et offentligt sygehus søger en ’controller’ til at sikre at EPJ (Elektronisk Patient Journal) er opdateret. Den nye ’controller’ skal bidrage til at kvalitetsmålene efterleves ved monitorering af dokumentation, sikre korrekt nummerering og statuskoder, undervise brugere i EPJ og foretage audit ved komplicerede sager. Der er formentligt behov for en sundhedsfaglig person med document control kompetencer. I dette job er document control en del af driften og må være ikke-projektbaseret. Der er dog en lille undtagelse, da det må være projektbaseret at auditere.

En medicinalvirksomhed
En medicinalvirksomhed skal migrere TMF (Trial Master File), der er klinisk udviklingsdokumentation, til et nyt globalt IT-system og søger et antal ’Clinical Document Managers’ til at indhente dokumenter fra leverandører, sikre struktur, konsistens og datakvalitet, så dokumenterne kan migreres til det nye system. Disse jobs er relateret til projektbaseret document control, da TMF er dokumentation for et kliniskforsøg, der også er et projekt.

Vi vil dog anbefale medicinalindustrien og mange andre industrier og virksomheder at bruge Document Controllers proaktivt, da det oftest er både dyrt og tidskrævende manuelt at rette op på mangelfuld datakvalitet i forbindelse med migrering.

Vi har skrevet denne artikel for at sætte spot på projektbaseret vs ikke-projekbaseret document control, belyse den brede anvendelse af disciplinen og for at give læserne ideer til, hvordan man finde document control jobs. \\\