Document Control til ledelsessystemet

Modulet er en grundlæggende indføring i document control. Kursusdeltagerne vil blive præsenteret for en grundig gennemgang af udfordringer og korrekt praksis og baggrunden herfor. På dette kursusmodul arbejder vi med:

• Grundlæggende definitioner til document control
• Grundlæggende værktøjer til document control, herunder dokument-ID, skabeloner, transmittals, registre og distribution

Dokumenter gennemgår et livscyklusforløb, der kan være langt eller kort. Det er vigtigt at have viden om de forskellige stadier
i dokumenters livscyklus for at kunne arbejde professionelt med document control. På dette kursusmodul arbejder vi med:

• Stadier i dokumenters livscyklus
• Opgaver i hvert stadie
• Arbejdsgange, godkendelser og workflows

Mange organisationer har velfungerende ledelsessystemer, fx ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001. Med et ledelsessystem medfører altid dokumenter i form af politikker, processer og procedurer. På dette kursusmodul arbejder vi med:

• Opbygning af ledelsessystemer
• Værdi af et velfungerende ledelsessystem
• Proces for ledelsessystemer

Et meget centralt element i et ledelsessystem er dokumenter, fx politikker, processer, procedurer, instruktioner. Mange virksomheder har dokumentkontrol funktioner, der har ansvar for at disse dokumenter er opdaterede, godkendte og distribuerede. På dette kursusmodul arbejder vi med:

• Opsætnings af dokumentkontrol til ledelsessystemet
• Dokumentkontrols ansvar, opgaver og arbejdsgange

Det er kritisk at dokumenter får de rette metadata, klassificeres og at der opsættes en god og robust struktur.
Det sikrer, at dokumentet kan styres, søges og bruges. På dette kursusmodul arbejder vi med:

• Metadata og principper for gode metadata
• Nummerering af dokumenter
• Arkivstruktur
• Klassifikation

Dokumenter skal registreres med metadata, så den kan søges, fremfindes og bruges.
Desuden skal der påføres klassifikation. På dette kursusmodul arbejder vi med:

• Registreringsprocessen
• Klassificering af dokumenter

Kvalitetssikring (QA), kvalitetskontrol (QC) og auditering er metoder, som mange document controllers stifter bekendtskab med. På dette kursusmodul arbejder vi med:

• Kvalitetssikring og kvalitetskontroller for dokumenter og dokumentkontrol
• Auditering af document control

Document controllers arbejder både med dokumenter i virksomhedens processer og den proces, som de selv
ejer og er ansvarlige for; document control processen. På dette kursusmodul arbejder vi med:

• At udvikle gode processer
• At analysere og optimere processer

Dokumentsikkerhed er et emne, der ligger i krydsfeltet mellem IT- sikkerhed, document control og forretningen. Det handler blandt andet om klassifikation, digital sikkerhed, korrekt nummerering og versionering. På dette kursusmodul arbejder vi blandt andet med:

• Afklaring af krav til dokumentsikkerhed
• Samspil med andre faggrupper om dokumentsikkerhed

Vi afslutter med opfølgning og eventuelle spørgsmål inden en test i modulernes emner.
Ved gennemført test modtager I kursusbevis.

Datakvalitet er et nøglebegreb i den digitale verden. Der er flere dimensioner på datakvalitet, men nogle af dem er at data skal være korrekte, fuldstændige, konsistente, pålidelige og brugbare på det rette tidspunkt. På dette kursusmodul gennemgår vi blandt andet:

• Værdien af god datakvalitet
• Document controls rolle i at sikre datakvaliteten

Et vigtigt element i document control er at kunne udarbejde risikoanalyser i forhold til document control processen,
leverandører, IT-systemer m.m. På dette kursusmodul gennemgår vi:

• En robust metode til risikoanalyse fra ISO målrettet documenthåndtering, records management og arkivering

IT-systemet til registrering, klassifikation og søgning af dokumenter er et vigtigt værktøj for alle, der arbejder med dokumenter.
På dette kursusmodul stiller vi blandt andet skarpt på:

• Generelle krav og funktionalitet
• Typer af systemer
• Dokumenthåndteringssystemet i IT-landskabet

Document control skal efterleve krav fra kontrakter, lovgivning, kunder, brugere og andre interne krav i
forbindelse med kravspecificering, retention og meget andet. På dette kursusmodul gennemgår vi:

• En metode til at finde ud af, hvilke krav vi skal følge
• Evaluering af krav