Automatiserede reviews i Document Control

Af: Christina Weise

En typisk dokument control opgave på et anlægsprojekt er at administrere og overvåge dokumentflowet til og fra interne og eksterne teams og leverandører. Document Controller sender og modtager beskeder via mail om dokumenter, der skal revideres på kryds og tværs af afdelinger i og udenfor organisationen. Dokumenterne styres efter planlagte procesdiagrammer og registre hvori behørige reviews og datoer for afsendelse og modtagelse indskrives. Almindeligvis foregår dette i en lind strøm af transmittal-notes, reminder-mails og tilbagemeldinger fra reviewers, som løbende registreres og opdateres.

Og der kan være ganske mange dokumenter, som kører i både individuelle, parallelle og forskudte reviews blandt en hel del implicerede. Derudover er det Document Controllers ansvar løbende at levere overblik til teamet fx i form af skematiske oversigter, der viser dokumenternes status … men disse overblik vil altid være ’non-real-time’ updates fordi det er et fastfrosset billede af en igangværende proces.

Fordel med automatiske workflows
Disse reviewprocesser udføres efterhånden digitalt i flere organisationers dokumenthåndteringssystemer, og der er store fordele ved at automatisere arbejdsgange, der gentages og hvor der finder en eller flere godkendelser sted undervejs. Fx minimering af risikoen for noget så enkelt som at glemme at videresende en besked – hvilket faktisk kan forsinke en proces i dagevis.

Et system, der i kraft af sin omfattende udbredelse efterhånden er implementeret som fungerende platform og dokumenthåndteringssystem i mange virksomheder er SharePoint. SharePoint har en håndfuld forprogrammerede workflow-typer heriblandt et approval-workflow, der sender et dokument-(link) til bestemte personer til godkendelse eller afvisning. I bund og grund er det som et automatiseret flowchart. Anvendelse kræver at ens Microsoft 365-licens giver adgang til Power Automate Flows.

Opsætning af workflow-funktion
Opsætningen fx i samarbejde med IT-afdelingen samt brugen er forholdsvis enkel. Efter opsætning startes review-flowet af et dokument fra et forudindstillet kontrolpanel med mulighed for valg af et eller flere specifikke dokumenttjek fx teknisk eller juridisk. For hvert tjek indsættes startdato.

Workflowet trækker simpelthen oplysninger fra systemets kolonner, hvor de personer der skal forestå de specifikke reviews er opført med kontaktoplysninger. Systemet afsender notifikationer på mail og i Teams til disse personer efterhånden som de forskellige reviews gennemføres – dvs. tilbagemeldes til systemet. Skiftende status kan aflæses direkte i interfacet, hvis dette er en del af opsætningen.

Opsætningerne kan spænde fra helt simple indbyggede standard workflows til mere komplekse specialbyggede udgaver med konfigurationer og tilpasninger. Men vigtigst er det at klarlægge processen ud fra et brugerperspektiv og at være klar i måden og sproget der kommunikeres i de notifikationer, der automatisk (datostyret) afsendes fra og tilbage til systemet – fra den ene reviewer til den næste.

Det DC’eren så kan koncentrere sig om
Selvom flowet er automatiseret, er det dog vigtigt at holde snor i at processerne udføres. Først og fremmest er det vigtigt at indstille systemet til at sende bekræftelse til Document Control om de igangsatte dokumenter, så der er styr på, hvad der faktisk er i flow. Man skal vide, at systemet ikke altid reagerer ’realtime’ – der kan fx foregå opdateringer eller pludselig nedsættelse af netværkskapaciteten eller simpelthen stop i workflowet hvis fx en brugerkonto er udløbet. Og der kan opstå propper i flowet hvis reviewers ikke overholder deadline.

Men det er en betydelig fordel at anvende automatisering i review-processen, fordi det er forholdsvis hurtigt at sende dokumenter i omløb. Desuden frigives en stor del af tiden brugt på overvågningsarbejde og ajourføring trods alt, så der er tid til andre og mere spændende document control-opgaver som fx at servicere og guide dokumenthåndteringssystemets brugere. Og hvilken lettelse det er at slippe for bekymring over måske at have glemt en transmittalnote eller notering af en tilbagemelding.

Ved at automatisere rutineprocesser kan Document Control i stedet fokusere på mere strategiske, værdiskabende aktiviteter såsom at sikre, at virksomhedens dokumenter opbevares sikkert og forsvarligt, eller at standardisere designet af templates, eller løbende at optimere workflows. \\\