Document control – mere komplekst end det syner

Hvordan definerer man en kompleks virkelighed? Det tog os, Vibeke Bugge Kristiansen og mig, noget tid at forstå omfanget og kompleksiteten for til sidst at kunne beskrive og sætte ord på document control. Også selvom vi har beskæftiget os med faget i mange år. Lad os kalde det ’en rejse efter indsigt i document control’.

Document control og den brændende platform

”Det gik for alvor op for mig, da jeg stod i vand til over knæene og forsøgte at redde nogle af vores kritiske dokumenter, hvor farligt det er ikke at have styr dokumentationen”. Citatet er ordret fra en direktør i en virksomhed, der tilfældigvis var smuttet forbi kontoret på vej til Kastrup Lufthavn den 2. juli 2011. Han skulle på forretningsrejse til Brasilien og havde glemt nogle papirer. Han gik i arkivet i kælderen for at finde det, han skulle bruge samtidigt med, at et skybrud sendte store mængder vand over København og omegn og op gennem kloakkerne og oversvømmede kælderen.

Projektbaseret eller ikke-projekt baseret document control

Document control er en vidt udbredt disciplin, der enten kan være projektbaseret eller ikke-projektbaseret. Ved etablering af vindmøller, olieplatforme, anlægsprojekter og styring af udviklingsdokumentation i medicinalindustrien er document control projektbaseret og der er ofte mange virksomheder og leverandører involveret, der skaber og leverer dokumenter. Document Controlleren vil normalt kunne arbejde ud fra tjeklister og krav, der er fastsat i kontrakter, lovgivning eller standarder.

Ikke-projektbaseret dokumentkontrol er, når document control er integreret i det daglige arbejde, fx strukturering af store mængder dokumentation i en juridisk afdeling eller et advokatkontor, i forbindelse med patientjournaler på sygehusene, dokumentation til ledelsessystemet eller dokumentation for drift.

Hvad kontrollerer document control?

Der er mange forskellige fortolkninger af, hvad der ligger i jobbet som document controller.

Mange virksomheder har ikke en decideret document controller, men en document control funktion, der udføres af andre faggrupper.

Alle dokumenter har en livscyklus. De bliver født, skabt eller genereret i IT-systemer eller automatiserede processer. De lever et aktivt og dynamisk liv, hvor de bruges, reviewes og opdateres, de bliver passive, udgår og til sidst dør de. Document control handler løst beskrevet om at sikre, at information, som håndteres internt i forbindelse med projekter eller overføres til en anden part, er korrekt, opdateret og komplet i hele livscyklusen.

Men hvad er det så en document control funktion skal kontrollere? Der er hjælp at hente i ISO 9001 og andre ledelsessystemer, men her er ISO 9001 brugt som eksempel.