Den gode template

En vigtig del af arbejdet som document controller er at vedligeholde og måske også skabe virksomhedens dokumentskabeloner. Typisk har en virksomhed en lang række dokumenttyper: politikker, procedurer, instruktioner, breve, referater, præsentationer, tekniske noter, memoer, specifikationer, rapporter, regneark, tegninger o.m.a.  – og til document control-formål f.eks. transmittal notes og comment review sheets. Til alle disse dokumenttyper er der god brug for et sæt af standardskabeloner der er nøje udformet og tilpasset virksomhedens behov.

En god skabelon fungerer som en guide der viser og hjælper med at skabe et dokument med nøjagtig de egenskaber og informationer, virksomheden har behov for. Derfor er en god skabelon guld værd med sit indhold af fastlagte fonte, formater, logoer, layout og indholdsdele. Det sikrer at data og informationer bliver præsenteret ensartet og korrekt i dokumenterne, hvilket også gør document control-arbejdet med at kontrollere og styre dokumenterne lettere.

Typiske elementer i en skabelon vil være firmaets navn og logo, automatisk indholdsfortegnelse, dokumentnummer, revisionsnummer, dato, oversigter over f.eks. forkortelser eller samarbejdspartnere, og naturligvis fonte, layout og opsætning. Men det kan også indeholde felter med drop-down menuer hvor man kun kan vælge godkendte elementer eller specialmakroer til mere avancerede funktioner.

For virksomheden giver skabelonerne muligheden for at dens dokumenter på tværs af type og afdeling har et professionelt og ensartet udseende samtidig med at de sætter standarden for hvor de forskellige typer informationer findes.
Et veldesignet skabelonsæt har derfor faste og gentagne rammer for hvor og hvordan de vigtigste informationer præsenteres.

Samtidig har dokumentejerne/skaberne friheden til at koncentrere sig om det faglige indhold i deres dokumenter fordi de faste elementer i skabelonens layout er forud defineret og placeret, inklusive kritisk vigtige informationer som dokumentnummer og revisionshistorik.

Med andre ord er der sat faste rammer op med felter der giver besked om hvilke informationer der skal placeres hvor. Det betyder også at der bliver en gennemsigtighed for dokumenternes brugere, der får en viden om dokumenternes udseende og opbygning, og dermed hvor man hurtigt finder hvilke informationer. Den slags gennemskuelighed sparer tid og sikrer overblik.

For document control-delen gælder det særligt at skabeloner med plads til gode metadata og dokumentnummerering sikrer en god genfinding, som sammen med document control politik og procedure, systemstruktur, distribution og kontrol giver sikkerhed for at dokumenterne er tilgængelige for netop de personer, der har brug for dem i så lang tid som det er nødvendigt. \\\