Grundet coronasituationen er alle kurser indtil videre omlagt til live online undervisning. Da online undervisning er lidt mindre bekvem, giver vi en coronarabat på 15% af kursernes listepris.

Document control – mere komplekst end det syner

Hvordan definerer man en kompleks virkelighed? Det tog os, Vibeke Bugge Kristiansen og mig, noget tid at forstå omfanget og kompleksiteten for til sidst at kunne beskrive og sætte ord på document control. Også selvom vi har beskæftiget os med faget i mange år. Lad os kalde det ’en rejse efter indsigt i document control’.

Vores fælles document control rejse startede for et års tid siden, da vi begge var på jagt efter Document Controllers til flere af vores kunder. Vi blev hurtigt enige om, at der er alt for få her i Danmark og at der mangler uddannelse, fagligt miljø og fælles identitet. Det var baggrunden for, at vi startede documentcontrol.dk med kurser, uddannelse og netværk. Vi troede, vi havde en fælles forståelse af faget og at det med al den erfaring og viden, vi havde i bagagen, ville være nemt at planlægge kurser og uddannelse. Vi blev klogere!

Da vi begyndte at arbejde med det faglige indhold i Document Control uddannelsen og de enkelte kurser, blev det hurtigt klart, at der findes mange lag og flere tilgange til faget. Er document control altid projektbaseret? Nej, det er det ikke. Document Control kan også være retrospektivt eller relateret til ledelsessystemet, hvilket vi har beskrevet i en anden artikel på documentcontrol.dk.

Noget af det vi lærte, ved at sættes os sammen i mange timer var, at elementer fra digital preservation, compliance, document management, records management og arkivering indgår i document control, men at det samtidig er en helt anden disciplin, der har sin egen livscyklus.

En Document Controller skal have styr på det tekniske, forretnings- og compliancemæssige i at styre levende dokumenter i en kompliceret livscyklus med flere integrerede flows, fx for godkendelse og træning. En Document Controller skal kunne stille krav til IT-systemer, forstå kontrakter og teknisk komplicerede tekster og desuden kunne auditere og udarbejde business cases, beslutningsgrundlag og meget andet.

Inden vi startede, havde vi stor respekt for faget og for de Document Controllers, vi har arbejdet med. Efter vi er begyndt at arbejde med kurserne, er det for alvor blevet klart for os, hvor stort et ansvar en Document Controller har og hvor meget faglighed, det kræver. Der er ingen tvivl om, at mangelfuld document control kan medføre store økonomiske og operationelle omkostninger.

Vi er kommet godt i gang med vores mål om at udbyde document control uddannelse, kurser og netværk i Danmark, men rejsen er ikke slut. Med vores fælles rejse dybt ned i document control virkeligheden har vi fået at struktur på vores viden. Vi fortsætter med Document Control Uddannelsen, der afholdes i Trekantsområdet i Jylland fra januar og i København fra marts 2020.