Artikler

Artiklerne herunder er til fri og gratis afbenyttelse. Scandinavian Document Control påtager sig ikke noget ansvar i forbindelse med din brug af vores materialer, og forbeholder os retten til at opdatere, forandre og forbedre løbende. Artiklerne repræsenterer viden, ideer, meninger og holdninger til emner indenfor document control. Emnerne i artiklerne er også emner, man kan møde på vores kurser. Er der et emne eller en vinkel, som har særlig interesse eller som du har spørgsmål til, er du altid velkommen til at kontakte os.  

Document control

Document control og den brændende platform

”Det gik for alvor op for mig, da jeg stod i vand til over knæene og forsøgte at redde nogle af vores kritiske dokumenter, hvor farligt det er ikke at have styr dokumentationen”. Citatet er ordret fra en direktør i en virksomhed, der tilfældigvis var smuttet forbi kontoret på vej til Kastrup Lufthavn den 2. juli 2011. Han skulle på forretningsrejse til Brasilien og havde glemt nogle papirer. Han gik i arkivet i kælderen for at finde det, han skulle bruge samtidigt med, at et skybrud sendte store mængder vand over København og omegn og op gennem kloakkerne og oversvømmede kælderen.

Læs mere »
Kunstig intelligens

Kunstig intelligens og dokumenter – brugbart? betalbart?

Der er meget hype omkring kunstig intelligens og sci-fi-agtige fortællinger om, hvordan det vil ændre vores liv og hverdag. Men hvor er vi lige nu med udviklingen ifht. at kunne bruge kunstig intelligens til klassifikation af dokumenter – og kan det købes for rimelige penge?

Det korte svar er, at vi er så ganske bestemt i gang – og ja, noget er bestemt betaltbart. Det lidt længere svar følger herunder og der går en lille smule nørderi i den.

Læs mere »
Document control

Projektbaseret eller ikke-projekt baseret document control

Document control er en vidt udbredt disciplin, der enten kan være projektbaseret eller ikke-projektbaseret. Ved etablering af vindmøller, olieplatforme, anlægsprojekter og styring af udviklingsdokumentation i medicinalindustrien er document control projektbaseret og der er ofte mange virksomheder og leverandører involveret, der skaber og leverer dokumenter. Document Controlleren vil normalt kunne arbejde ud fra tjeklister og krav, der er fastsat i kontrakter, lovgivning eller standarder.

Ikke-projektbaseret dokumentkontrol er, når document control er integreret i det daglige arbejde, fx strukturering af store mængder dokumentation i en juridisk afdeling eller et advokatkontor, i forbindelse med patientjournaler på sygehusene, dokumentation til ledelsessystemet eller dokumentation for drift.

Læs mere »
konvertering

Dokumentformater og teknologi til konvertering

Kender du det?

  • Gamle oplysninger i gamle ulæselige formater
  • Skannede dokumenter, som ikke er søgbare, nussede, skæve og delvist ulæselige
  • Problemer med at den nyeste software ikke fungerer godt med de gamle dokumenter
  • Bøvl med at modtager af dokumenterne ikke kan læse dem – eller ser noget lidt andet
  • osv

Man kan faktisk gøre noget  ved det – automatisk. Der findes teknologier, som laver konvertering fra et format til et andet (på engelsk: “rendering”) – og de kan afhjælpe disse problemer mere eller mindre avanceret.

Læs mere »
Document control

Hvad kontrollerer document control?

Der er mange forskellige fortolkninger af, hvad der ligger i jobbet som document controller.

Mange virksomheder har ikke en decideret document controller, men en document control funktion, der udføres af andre faggrupper.

Alle dokumenter har en livscyklus. De bliver født, skabt eller genereret i IT-systemer eller automatiserede processer. De lever et aktivt og dynamisk liv, hvor de bruges, reviewes og opdateres, de bliver passive, udgår og til sidst dør de. Document control handler løst beskrevet om at sikre, at information, som håndteres internt i forbindelse med projekter eller overføres til en anden part, er korrekt, opdateret og komplet i hele livscyklusen.

Men hvad er det så en document control funktion skal kontrollere? Der er hjælp at hente i ISO 9001 og andre ledelsessystemer, men her er ISO 9001 brugt som eksempel.

Læs mere »