Grundet coronasituationen er alle kurser indtil videre omlagt til live online undervisning. Da online undervisning er lidt mindre bekvem, giver vi en coronarabat på 15% af kursernes listepris.

Artikler

Artiklerne herunder er til fri og gratis afbenyttelse. Scandinavian Document Control påtager sig ikke noget ansvar i forbindelse med din brug af vores materialer, og forbeholder os retten til at opdatere, forandre og forbedre løbende. Artiklerne repræsenterer viden, ideer, meninger og holdninger til emner indenfor document control. Emnerne i artiklerne er også emner, man kan møde på vores kurser. Er der et emne eller en vinkel, som har særlig interesse eller som du har spørgsmål til, er du altid velkommen til at kontakte os, og vil du sikre dig, at du modtager artiklerne i din mailboks, kan du abonnere på vores nyhedsbrev. 

Migrering

Den svære vej til god migrering

Før digitaliseringen begyndte sit indtog for 25-30 år siden var dokumenthåndteringen analog med enkelte afstikkere til blandt andet hulkort – hvem kan i øvrigt læse dem i dag? Papyrus blev udviklet i Ægypten omkring 4000 år før vor tidsregning og papiret siges at være opfundet af kineseren Ts’ai Lun, der arbejdede hos kejseren i år 105. Fælles for disse materialer eller ”formater” er, at de kan bevares og deres integritet, autenticitet og læsbarhed sikres i hundrede vis af år, hvis de opbevares under bestemte fysiske forhold.

Læs mere »
konvertering

Dokumentformater og teknologi til konvertering

Kender du det?

  • Gamle oplysninger i gamle ulæselige formater
  • Skannede dokumenter, som ikke er søgbare, nussede, skæve og delvist ulæselige
  • Problemer med at den nyeste software ikke fungerer godt med de gamle dokumenter
  • Bøvl med at modtager af dokumenterne ikke kan læse dem – eller ser noget lidt andet
  • osv

Man kan faktisk gøre noget  ved det – automatisk. Der findes teknologier, som laver konvertering fra et format til et andet (på engelsk: “rendering”) – og de kan afhjælpe disse problemer mere eller mindre avanceret.

Læs mere »
Kunstig intelligens

Kunstig intelligens og dokumenter – brugbart? betalbart?

Der er meget hype omkring kunstig intelligens og sci-fi-agtige fortællinger om, hvordan det vil ændre vores liv og hverdag. Men hvor er vi lige nu med udviklingen ifht. at kunne bruge kunstig intelligens til klassifikation af dokumenter – og kan det købes for rimelige penge?

Det korte svar er, at vi er så ganske bestemt i gang – og ja, noget er bestemt betaltbart. Det lidt længere svar følger herunder og der går en lille smule nørderi i den.

Læs mere »
Document control

Projektbaseret eller ikke-projekt baseret document control

Document control er en vidt udbredt disciplin, der enten kan være projektbaseret eller ikke-projektbaseret. Ved etablering af vindmøller, olieplatforme, anlægsprojekter og styring af udviklingsdokumentation i medicinalindustrien er document control projektbaseret og der er ofte mange virksomheder og leverandører involveret, der skaber og leverer dokumenter. Document Controlleren vil normalt kunne arbejde ud fra tjeklister og krav, der er fastsat i kontrakter, lovgivning eller standarder.

Ikke-projektbaseret dokumentkontrol er, når document control er integreret i det daglige arbejde, fx strukturering af store mængder dokumentation i en juridisk afdeling eller et advokatkontor, i forbindelse med patientjournaler på sygehusene, dokumentation til ledelsessystemet eller dokumentation for drift.

Læs mere »
Dubletter

Checksummer og kopier af elektroniske dokumenter

De fleste løfter et øjenbryn og tror ikke helt på det, når vi påstår, at det er ret almindeligt at 25% af alle dokumenter på en fællesdrev er ekstra kopier af dokumenter. Men det er nu ofte tilfældet, og vi er jævnligt mødt med ønsket om at kunne eliminere disse kopier nemt. I denne artikel fokuseres på checksummer som hjælpemiddel til at finde identificere kopier.

Læs mere »
Migrering

Migrering – den altid undervurderede disciplin

Når et nyt IT-system skal tages i brug, er fokus naturligvis rettet mod behovsafklaring, systemvalg, tilpasning og opsætning, for det er det, der giver den oplevede forretningsværdi. Når det er ved at nå til ende, skal dokumenter/data fra gamle systemer så migreres ind. Det viser sig at være tidskrævende, data har ikke den kvalitet man lige drømte om og alle mulige trælse problemer opstår netop, som man står for at skulle lukke brugerne ind. Man skrider til en Plan B, hvor man hurtigt hegner det gamle data ind, gemmer det i et hjørne og håber, at ingen savner det.

Læs mere »
Document control

Hvad kontrollerer document control?

Der er mange forskellige fortolkninger af, hvad der ligger i jobbet som document controller.

Mange virksomheder har ikke en decideret document controller, men en document control funktion, der udføres af andre faggrupper.

Alle dokumenter har en livscyklus. De bliver født, skabt eller genereret i IT-systemer eller automatiserede processer. De lever et aktivt og dynamisk liv, hvor de bruges, reviewes og opdateres, de bliver passive, udgår og til sidst dør de. Document control handler løst beskrevet om at sikre, at information, som håndteres internt i forbindelse med projekter eller overføres til en anden part, er korrekt, opdateret og komplet i hele livscyklusen.

Men hvad er det så en document control funktion skal kontrollere? Der er hjælp at hente i ISO 9001 og andre ledelsessystemer, men her er ISO 9001 brugt som eksempel.

Læs mere »
Document control

Document control og den brændende platform

”Det gik for alvor op for mig, da jeg stod i vand til over knæene og forsøgte at redde nogle af vores kritiske dokumenter, hvor farligt det er ikke at have styr dokumentationen”. Citatet er ordret fra en direktør i en virksomhed, der tilfældigvis var smuttet forbi kontoret på vej til Kastrup Lufthavn den 2. juli 2011. Han skulle på forretningsrejse til Brasilien og havde glemt nogle papirer. Han gik i arkivet i kælderen for at finde det, han skulle bruge samtidigt med, at et skybrud sendte store mængder vand over København og omegn og op gennem kloakkerne og oversvømmede kælderen.

Læs mere »
Migrering

Elektroniske signaturer og dokumentmigrering

På Wikipedia er en elektronisk signatur defineret således: “An electronic signature, or e-signature, refers to data in electronic form, which is logically associated with other data in electronic form and which is used by the signatory to sign.”, og fortsætter: “This type of signature provides the same legal standing as a handwritten signature as long as it adheres to the requirements of the specific regulation it was created under…”

Læs mere »
Document control

Document control – mere komplekst end det syner

Hvordan definerer man en kompleks virkelighed? Det tog os, Vibeke Bugge Kristiansen og mig, noget tid at forstå omfanget og kompleksiteten for til sidst at kunne beskrive og sætte ord på document control. Også selvom vi har beskæftiget os med faget i mange år. Lad os kalde det ’en rejse efter indsigt i document control’.

Læs mere »
konvertering

Forbedring af dårlige scanninger

Mange virksomheder var hurtige til at reagere og gå ind i den digitale tidsalder og skanne deres dokumentation for at have fordelene ved digitale versioner. Med nutidens øjne er mange af disse skannede dokumenter for ringe. Dokumentet kan være skannet med lav opløsning og teksten bliver derfor uskarp at læse, papiret kan have ligget lidt skævt eller der kan være kommet lidt skævt lys ind, som giver sorte skjolder osv. Og så kan man ofte ikke søge i dokumentet og dermed heller ikke søge det frem.

Læs mere »