FAglige artikler

Artiklerne herunder er til fri og gratis afbenyttelse. Scandinavian Document Control påtager sig ikke noget ansvar i forbindelse med din brug af vores materialer, og forbeholder os retten til at opdatere, forandre og forbedre løbende. Artiklerne repræsenterer viden, ideer, meninger og holdninger til emner indenfor document control. Emnerne i artiklerne er også emner, man kan møde på vores kurser. Er der et emne eller en vinkel, som har særlig interesse eller som du har spørgsmål til, er du altid velkommen til at kontakte os, og vil du sikre dig, at du modtager artiklerne i din mailboks, kan du abonnere på vores nyhedsbrev. 

Forbedring af dårlige scanninger

Mange virksomheder var hurtige til at reagere og gå ind i den digitale tidsalder og skanne deres dokumentation for at have fordelene ved digitale versioner. Med nutidens øjne er mange af disse skannede dokumenter for ringe. Dokumentet kan være skannet med lav opløsning og teksten bliver derfor uskarp at læse, papiret kan have ligget lidt skævt eller der kan være kommet lidt skævt lys ind, som giver sorte skjolder osv. Og så kan man ofte ikke søge i dokumentet og dermed heller ikke søge det frem.

Læs artiklen »

Elektroniske signaturer og dokumentmigrering

På Wikipedia er en elektronisk signatur defineret således: “An electronic signature, or e-signature, refers to data in electronic form, which is logically associated with other data in electronic form and which is used by the signatory to sign.”, og fortsætter: “This type of signature provides the same legal standing as a handwritten signature as long as it adheres to the requirements of the specific regulation it was created under…”

Læs artiklen »

Checksummer og kopier af elektroniske dokumenter

De fleste løfter et øjenbryn og tror ikke helt på det, når vi påstår, at det er ret almindeligt at 25% af alle dokumenter på en fællesdrev er ekstra kopier af dokumenter. Men det er nu ofte tilfældet, og vi er jævnligt mødt med ønsket om at kunne eliminere disse kopier nemt. I denne artikel fokuseres på checksummer som hjælpemiddel til at finde identificere kopier.

Læs artiklen »

Document control og den brændende platform

”Det gik for alvor op for mig, da jeg stod i vand til over knæene og forsøgte at redde nogle af vores kritiske dokumenter, hvor farligt det er ikke at have styr dokumentationen”. Citatet er ordret fra en direktør i en virksomhed, der tilfældigvis var smuttet forbi kontoret på vej til Kastrup Lufthavn den 2. juli 2011. Han skulle på forretningsrejse til Brasilien og havde glemt nogle papirer. Han gik i arkivet i kælderen for at finde det, han skulle bruge samtidigt med, at et skybrud sendte store mængder vand over København og omegn og op gennem kloakkerne og oversvømmede kælderen.

Læs artiklen »

Projektbaseret eller ikke-projekt baseret document control

Document control er en vidt udbredt disciplin, der enten kan være projektbaseret eller ikke-projektbaseret. Ved etablering af vindmøller, olieplatforme, anlægsprojekter og styring af udviklingsdokumentation i medicinalindustrien er document control projektbaseret og der er ofte mange virksomheder og leverandører involveret, der skaber og leverer dokumenter. Document Controlleren vil normalt kunne arbejde ud fra tjeklister og krav, der er fastsat i kontrakter, lovgivning eller standarder.

Ikke-projektbaseret dokumentkontrol er, når document control er integreret i det daglige arbejde, fx strukturering af store mængder dokumentation i en juridisk afdeling eller et advokatkontor, i forbindelse med patientjournaler på sygehusene, dokumentation til ledelsessystemet eller dokumentation for drift.

Læs artiklen »

Kunstig intelligens og dokumenter – brugbart? betalbart?

Der er meget hype omkring kunstig intelligens og sci-fi-agtige fortællinger om, hvordan det vil ændre vores liv og hverdag. Men hvor er vi lige nu med udviklingen ifht. at kunne bruge kunstig intelligens til klassifikation af dokumenter – og kan det købes for rimelige penge?

Det korte svar er, at vi er så ganske bestemt i gang – og ja, noget er bestemt betaltbart. Det lidt længere svar følger herunder og der går en lille smule nørderi i den.

Læs artiklen »

Scandinavian Document Control er et samarbejde mellem virksomhederne Scandinavian Information Audit (v. Tine) og Strator (v. Vibeke) og på deres hjemmesider er mere viden om hver deres specialer; Scandinavian Information Audit er specialister i records/document management og Strator i IT-løsninger til  håndtering af dokumenter.